Die beste Quelle liegt selten oben in der Suche

Es gibt einen Satz, bei dem ich inzwischen hellhörig werde: „Das müsste irgendwo im Projektordner liegen.“ Danach beginnt meistens keine Wissensarbeit. Danach beginnt Archäologie.

Da liegen die alte Ausschreibung, drei Lieferantenangebote, die Präsentation des Beratungshauses, ein Benchmark, zwei Versionen des Angebotsvergleichs, eine Excel-Datei namens final_v7_neu.xlsx und die Vergabeempfehlung, in der die eigentliche Begründung fehlt. Alles davon ist eine Quelle. Aber nicht alles davon ist gleich viel wert.

Das wird spätestens dann teuer, wenn dieselbe Warengruppe zwei oder drei Jahre später wieder auf den Tisch kommt. Der neue Category Manager sucht nach dem damaligen Should-Cost-Modell. Der Fachbereich erinnert sich an „ungefähr 12 % Savings-Potenzial“. Der Lieferant erinnert sich erstaunlicherweise nur an die Argumente, die für ihn günstig waren. Und die externe Beratung von damals hat gute Arbeit geleistet – nur sitzt das Projektteam inzwischen woanders.

Das Problem ist also nicht: Wir haben keine Quellen. Das Problem ist: Wir haben keine Hierarchie der Quellen.

Fraunhofer IPK kommt bei systematischer Problemlösung zu einem sehr ähnlichen Befund: Erst wenn Wissen nach der Umsetzung dokumentiert, indexiert und für andere auffindbar gemacht wird, gilt eine Problemlösung als abgeschlossen. (Quelle: Fraunhofer IPK, Systematische Problemlösung in Unternehmen) Auffindbar ist aber noch nicht belastbar. Ein PDF wird nicht richtiger, weil eine semantische Suche es in 0,8 Sekunden findet.

Ich würde Quellen in vier Ebenen sortieren.

Erstens interne Primärquellen: Rahmenvertrag, Preisblatt, Bestellung, Rechnung, Angebot, Angebotsvergleich, Verhandlungsprotokoll, Vergabeempfehlung. Wenn ich wissen möchte, welcher Preis vereinbart wurde, interessiert mich zunächst nicht der Benchmark aus einer Studie, sondern der unterschriebene Vertrag – und danach, was tatsächlich abgerufen und bezahlt wurde.

Zweitens Kontextquellen: Marktlage und Preisindizes, Bedarfsprognose und Mengengerüst, Lieferantenrisiko, Spezifikationen und Freigaben, interne Kapazitäten zum jeweiligen Zeitpunkt. Der Preis aus 2024 ist eine Tatsache. Ob er 2026 noch eine belastbare Baseline ist, ist eine andere Frage. Eine Quelle ohne Datum und Entstehungskontext ist für mich nur eine halbe Quelle.

Drittens belastbare externe Evidenz: amtliche Preis- und Rohstoffindizes, Normen, BME- oder Beratungs-Benchmarks, Geschäftsberichte der Lieferanten. Unverzichtbar, um den internen Blick mit dem Markt abzugleichen – aber ein Benchmark beantwortet „Was passiert draußen?“, nicht automatisch „Was sollten wir morgen entscheiden?“.

Viertens Interpretation: Presseartikel, Beratermeinungen, LinkedIn-Beiträge, KI-Antworten. Extrem nützlich, um Hypothesen zu finden. Gefährlich, wenn Hypothese und Beleg verwechselt werden. Ich würde eine KI deshalb nie fragen „Was ist die Wahrheit über diese Warengruppe?“, sondern „Welche Quellen sprechen für welche Hypothese, und welche Primärquelle fehlt uns noch?“ Ein kleiner sprachlicher Unterschied. Methodisch ein ziemlich großer.

Ich habe im Wesentlichen drei Antworten auf diese Herausforderung gesehen:

• „Wir geben der KI Zugriff auf SharePoint.“ Ich denke: Dann kann sie schlechte Dokumentation nur schneller durchsuchen.
• „Wir bauen eine zentrale Knowledge Base.“ Ich denke: Sinnvoll – aber wenn niemand weiß, welche Version maßgeblich ist, zentralisiert man zunächst nur die Unklarheit.
• „Unser Category Manager weiß das.“ Ich denke: Stimmt vermutlich. Bis er die Warengruppe oder gar das Unternehmen wechselt.

Was ich nicht gesehen habe, ist ein Einkauf, der seine Quellen konsequent nach Beleg, Kontext und Herleitung ordnet, statt nach Auffindbarkeit. ISO 30401 beschreibt Wissensmanagement nicht als einmaliges Ablageprojekt, sondern als System, das betrieben und kontinuierlich verbessert werden muss. (Quelle: ISO 30401:2018, Knowledge management systems) Die perfekte Quelle ist für mich nicht das perfekte Dokument, sondern die Kombination aus Beleg, Kontext und Herleitung: Was wurde entschieden, auf welcher Grundlage, unter welchen Bedingungen – und gilt das heute noch?

Mein Test wäre einfach: Wenn der verantwortliche Category Manager morgen weg wäre, könnte sein Nachfolger in zehn Minuten erkennen, welche drei Quellen die letzte Vergabeentscheidung getragen haben? Wenn die Antwort Nein lautet, haben wir wahrscheinlich kein Suchproblem. Wir haben ein Wissensproblem. Meiner Erfahrung nach ist das in 9 von 10 Situationen der Fall.

Die Frage für diese Woche an mein Netzwerk aus Procurement-Experten lautet: Wenn Sie eine Ihrer wichtigsten Warengruppen morgen an einen neuen Kollegen übergeben müssten: Welche drei Quellen müsste er als Erstes lesen, und wurde das bereits dokumentiert? Überraschen Sie mich!

Mich interessiert weniger das System dahinter als die ehrliche Antwort – ich freue mich über jeden Kommentar! Wer das Elevatry-Video und die kommenden Freitagsnotizen nicht verpassen möchte, kann sich hier kostenfrei eintragen.

— Heiko, Gründer von Elevatry. 25 Jahre strategischer Einkauf. Meine nächste Notiz erscheint am 16. Oktober: Perfektes Wording.