Der Nachfolger fängt beim Vertragsordner an

Im Dezember 2002 durfte ich mit meinem damaligen Arbeitgeber (Xcitec — Software für den Strategischen Einkauf) zum ersten Mal auf dem BME-Symposium teilnehmen. In jedem Einkauf, den ich in den 25 Jahren seitdem gesehen habe, gab es immer Menschen, bei denen die Frage nie „Wo steht das?“ lautete, sondern die Antwort „Frag mal den X“ war.

Denn X weiß, welcher Lieferant beim Materialindex tatsächlich „mitgeht“ und welcher nur so tut. X weiß, dass die Kalkulation des Zweitlieferanten seit drei Jahren dieselbe Rüstzeit unterstellt, obwohl das Werk längst umgebaut wurde. X weiß, an welcher Stelle im Gespräch mit Lieferanten es sich lohnt, nichts zu sagen oder genau nachzubohren. X kennt als Profi die Inputfaktoren und Kostentreiber seiner Should-Cost-Analysen, Markt- und Lieferantendynamiken in seiner Warengruppe, optimale Verhandlungshebel, Dynamiken in Verhandlungen, Walk-Away-Points und hat die Warengruppenstrategie mehr verinnerlicht als jeder andere — aber nicht dokumentiert.

Dann kündigt X.

Übergeben wird, was übergebbar ist: Verträge, Preislisten, ein Ordner (mit einem Haufen Excel-Dateien), eine Handvoll Termine. Nicht übergeben wird das Modell im Kopf — die Kostenlogik der Warengruppe, die Geschichte jeder Verhandlung, das Gespür dafür, wo noch etwas liegt. Der Nachfolger fängt beim Vertragsordner an und arbeitet sich in zwei Jahren auf einen Wissensstand, den das Unternehmen schon einmal hatte.

74 % der CPO-Zeit fließen in transaktionale und operative Arbeit — nicht in Entscheidung und Vergabe. Bei den leistungsstärksten Organisationen sind es immer noch 63 %. (Quelle: Deloitte, 2025 Global Chief Procurement Officer Survey)

Diese Aufteilung ist auch bei „X“ der Grund, warum Wissen personengebunden bleibt — nicht fehlende Disziplin. Wer drei Viertel seiner Zeit damit verbringt, Daten zusammenzutragen und Kalkulationen nachzubauen, dokumentiert am Ende das Ergebnis. Die Herleitung bleibt im Kopf. Eine Folie ist kein Modell, und ein Vertragsordner ist kein Verständnis.

Ich habe im Wesentlichen drei Antworten auf diese Herausforderung gesehen:

• Dokumentationspflichten. Ich denke, sie „halten“ etwa ein Quartal.
• Ein System. Ich denke, die meisten Systeme speichern Ergebnisse, nicht Herleitungen.
• Ein Beratungsprojekt. Ich denke, solche Projekte bauen exzellente Analysefähigkeiten & Methodenwissen auf, die leider über die Zeit mit dem Projektteam wieder gehen.

Was ich nicht gesehen habe: eine Organisation, in der die analytische Arbeit, Prozessknow-how und das Wissen der Methoden im Haus bleibt. Nachvollziehbar, wiederholbar, unabhängig davon, wer sie das erste Mal gemacht hat. Geschweige denn, dass die Lernkurve dieses Wissens kontinuierlich und flächendeckend angewendet wird und zu einem Schwungrad für den Wettbewerbsvorsprung des Unternehmens wird.

Das zu verändern, daran arbeiten wir bei Elevatry — aber das ist das Thema am 28. September, nicht das dieser Notiz.

Die Frage für diese Woche an mein Netzwerk aus Procurement-Experten lautet: Wie viel Ihrer Einkaufsperformance hängt an den Fähigkeiten der drei Personen, die nächsten Monat (rein theoretisch) kündigen könnten?

Mich interessiert die Größenordnung, nicht die konkrete Zahl — ich freue mich über jeden Kommentar! Wer das Elevatry-Video und die kommenden Freitagsnotizen nicht verpassen möchte, kann sich hier kostenfrei eintragen.

— Heiko, Gründer von Elevatry. 25 Jahre strategischer Einkauf. Meine nächste Notiz kommt am 18. September: Die 1.027 Lieferanten, die niemand anruft.